展會開幕式上的公關戰役
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| (發布日期：2007-3-21 11:47:21) 來源： |
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俗話說，好的開始是成功的一半。開幕式是展覽會進場后的第一項正式活動，也是展覽會的重要公關活動之一，到場的大多是政府官員、企業名流、新聞記者等重要人士，這些人士本身就具有新聞號召力和傳播價值。因此，把開幕式操辦得簡短、得體、樸素、熱烈，會產生事半功倍的公關宣傳效果，提升展覽會的品牌影響力。從這個意義上說，一場展覽會的公關戰役，正是從開幕式開始的。
但事情都有兩面性，正因為開幕式重要，如果把開幕式搞砸了，展覽會也會受到影響。因此，在操作展覽會開幕式上以下幾個經常出問題的環節，一定要加倍注意。
嚴防時間“斷層”
開幕式的準備工作比較繁瑣，又具有時效性，因此很容易在時間的控制上有“斷層”，造成工作脫節。所以在時間控制上必須提前計算，規劃好，并留有時間空擋來緩沖突發事件的發生。同時，更需要注意對準備工作的細節處理。如2003浙江工業博覽會開幕式上，嘉賓在貴賓室休息候場時，會議接待人員沒有及時上茶水，匆忙中以瓶裝礦泉水招待與會嘉賓。這一極小的舉動看似無關緊要，但有嘉賓當場就提出意見，認為這一環節服務不夠到位。因此，開幕式的準備工作必須要細心、精心，使活動更趨于完善，不要因為細節而影響全局。
同時，嘉賓的出入路線也要提前合理安排好，避免在開幕式當天出現擁堵場面。這里需要提醒的是，在開幕式結束后必須做好后續跟進工作，安排好嘉賓的下一步活動方案，否則在結束后容易出現嘉賓自行離去，草草收場的不良局面。
一把小傘解困局
開幕式現場的突發事件往往由兩大因素引起，分別為人為因素和非人為因素。人為因素引發的突發事件表現在，開幕式上需要參展商、觀眾的參與，但是有時候，參展商與主辦方協調不當，導致關系緊張，甚至會出現一些小摩擦，嚴重時會有肢體沖突，而且可能會在開幕式現場出現這一極端行為，這就很容易給展會造成不良影響，導致展會形象和美譽度下降。這就需要主辦方與參展商及時溝通、協商，使雙方在同一立場上獲得最大收益，從而解決這一危機。
同樣，開幕式上與新聞媒體的溝通也要妥善處理，避免出現一些負面報道。這就需要及時改善彼此關系，引導新聞媒體從不同的立場和觀點來報道，避免出現被動局面。
非人為因素引發的突出事件主要表現在天氣上。因為這屬于不可預測和不可抗力，因此在處理時要靈活應對，及時補救。以2003年西泠印社百年慶典為例，開幕式當天突然下雨，主辦方并沒有慌亂，在繼續活動的同時加派人手購置雨具，及時派送到與會人員手中，并在開展時免費發送給觀眾。這一舉措很快緩解了因天氣帶來的不利影響。
由細節走向成功
雖說現在開幕式的趨勢是提倡簡短、樸素，但中國傳統講究熱烈，在短時間內要達到開幕式的傳播效果，必須要花一番心思。比如，在開幕式上如果只注意在會場布置一些背景廣告板、懸掛氣球廣告等，形式過于單一，不易引起觀眾的注意。這時，如果要采取“多處開花”的策略，選擇更多的宣傳渠道，直面觀眾，效果更佳。在條件允許的情況下，如能在開幕式上采取電視直播，能更直觀地全方位展現展會的氛圍，獲得最大范圍內的宣傳效果。
開幕式活動不大，但它是一個展會的開始。它的成功與否直接關系到展會的形象、成交意向的達成等，因此在繁瑣的細節工作上需要一份細心，實施科學化的管理安排。在人員的分配上要挑選合適的人員進行分組執行，精誠合作，使人力資源達到最優化。在宣傳工作上要做到多點宣傳，使宣傳廣告策略上能實現最大收益。在財務管理上則需要進行專業分析，合理使用。在細節管理上力求做到合理、完善，使開幕式在操作上過程流暢，避免出現不必要的麻煩。
尤其在人員安排上，一定要加強開幕式現場工作人員的培訓管理。開幕式現場工作人員，包括后臺工作人員和前臺的司儀、禮儀人員等。后臺工作人員多為主辦方人員和展館工作人員，具有一定的業務基礎。針對這一塊的管理事先必須做到分工明確，加強合作，各部門協調溝通。對于前臺的工作人員，司儀一般由專業人員負責，在活動過程中要及時與各方溝通，在時間控制上尤其要求司儀能合理把握。最重要的是禮儀人員的培訓和管理。禮儀人員在展會中多由專業禮儀公司出人負責，但作為主辦方來說，與禮儀人員之間也要溝通分配協調好，對一些細節工作要“摳”一點，力求完善。在臺上的禮儀服務也要竭盡全力，做到細致。因為這時的禮儀人員的一舉一動都關系到展會的形象，他們的服務更能提升展會的品牌和價值。
需要指出的是，在人員配置上還要根據展會自身的特點需求進行安排。2003西泠印社百年慶典開幕式上，到場的嘉賓有很多日本、韓國的社團來參加，這就需要配備翻譯人員來進行引導、解說、服務工作。所以在工作人員的來源上，要挑選那些具有系統的專業知識和商務公關技能培訓的人員，以滿足展會的各種要求。
挖掘新聞吸引媒體關注
展覽會是一種有主題、有影響的大型公關專題活動，因而具有一定的新聞價值，其往往會成為新聞媒介追蹤報道的對象。充分利用這一點來制造新聞可以擴大展會的影響，從而提高展會的知名度，為下一屆展會的舉辦創造條件。作為展會的公關宣傳部門在與新聞媒體打交道時要培養與媒體良好的信賴關系，使展會成為新聞媒體在某一主題上最可信賴的信息來源。為配合新聞媒體的宣傳需要，主辦方可以精心制造一些“新聞事件”，圍繞一些特殊內容來制造新聞，如邀請影響大的人物到場致辭，爭取到較大的信息覆蓋面。
同時，主辦方還可以根據展會的具體情況，有計劃有步驟地策劃出一系列有關展覽會所服務行業的新聞事件，使開幕式上的新聞媒體到達率增高，創造出更多的新聞由頭，從而樹立展會的良好形象，進一步擴大展會影響，實現展會樹立品牌形象的目標。
作為一場展覽會的開端，開幕式使展會有了自己獨特的“面孔”，能更迅速有效地宣傳展會，為展會的成功提供一個平穩的基礎平臺。因此開幕式的組織工作要細心、具體、完善，使其發揮應有的作用。 |
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